荐书：如何快速提高工作效率？

　　你身边是不是也有这两类人：

　　一类人，他们能迅速进入工作状态，把事情都安排得井井有条；

　　另一类人，工作前要先上个厕所，冲个咖啡，刷会儿手机，才慢慢进入状态。他们一旦需要多线操作，就很容易心态爆炸。

　　在本·伊利亚看来，这两者的区别在于：你的工作是否经过思考？

　　伊利亚是《高效赋能》一书的作者，通过多年研究高效工作，他总结出了24条技巧，不仅把自己从第二种人成长为了第一种人，还被苹果、通用电气等公司推崇。

　　其中包括：

　　如何使用"语句救生艇"捕获有效信息；

　　如何依靠任务"决策树"，防止工作走入无序；

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　　我们不断重复的习惯，决定了我们是什么样的人。

　　如果你也想改变一些无意识的行为，提高日常工作效率，我把这本书推荐给你。

　　本书试读

　　第一章高效习惯一：捕获想法

　　(有部分删改)

　　1.随时降临的想法

　　想法会随时出现。

　　开会时，你可能会产生一个关于工作的想法；

　　但同样的，会议桌对面那位同事的红色袖口，可能会让你想起要给孩子们的卧室买条新窗帘。

　　这些想法，可能与你的工作相关，也可能根本没有关系。

　　它们可能会分散你的注意力，但它们依然很重要，因为可以帮助你形成更好的想法。

　　例如，在玩耍时，或与朋友聊天放松时，你的思维会变得不那么“僵硬”，这会让你获得更多灵感。

　　所以我们需要培养一系列好的习惯，帮助自己发现、获得这些想法。

　　2.容易分心的捕获

　　好的想法常常会让我分心，这种情况带来了两个大问题:

　　这可能不是思考这个想法的正确时间或地点

　　这个想法可能会消失在记忆中

　　我们的解决方案是：将这些内容从你的大脑中取出，越快越好。把它们全都记录下来，转化为文字。

　　这是一种十分重要的习惯，我们要培养自己做到这一点。

　　这听起来很基础，但做起来并不容易。让我们来分析一下，获得一个想法，实际上是一个包含了三个步骤的过程链:

　　步骤一：产生想法

　　步骤二：将它取出来

　　步骤三：围绕它做出决定

　　这就像雨滴在云中形成，然后落入你手中。你一次无法握住太多雨滴，总有些会落到地面而消失不见。

　　刚刚还在脑中盘旋的内容，很可能一分钟后就烟消云散。

　　所以，我们要将信息快速移至安全地带——所谓安全，是指不再依赖脆弱的人类记忆。

　　然后，你要迅速确定这些信息的类型和归属。

　　3.只用一个桶

　　将所有的信息，包括想法、待办事项、笔记、购物清单等等，都放在同一个地方。

　　这个地方由你选择，它可以是笔记本、智能手机，甚至是你的手背。

　　当你产生一个想法时，不要去判断它的好坏。

　　因为如果一个想法引起了你的注意，那么它就已经好到值得你记录下来。

　　用什么工具来记，取决于你自己。

　　但一般来说，使用纸质笔记本和录音笔的效果会更好一些。

　　一些笔记App也很管用。

　　重要的是，一旦确定，就要坚持使用下去。

　　4.分类信息路径

　　有些任务包含明确的指令，例如“为办公室买些茶叶”。

　　你可以将这样的简单指令，直接记录下来。

　　但有时候，只是一个信息，其中包含任务，比如“客户通过电子邮件向你确认会议”。

　　这个行为并没有明确地告诉你，你要自己找到一个合适的场所，进行会议准备并安排议程，但这些都是任务中自然包含的工作。

　　那么，处理它们的最好方法是什么呢？

　　答案是：你需要一个系统，用以监视自己对不同信息路径的回顾情况。

　　我个人喜欢使用以下方式，对信息频道进行分类：

　　对非紧急情况下的电邮收件箱，每天可以查看2~4次。

　　重新评估社交媒体对你的重要性，删除你完全不会有交集的通讯好友，并减少查看的频率。

　　电子通信成为我们工作的重要工具之一，这意味着重要信息会和杂事、闲聊混在一起。

　　所以减少查看即时信息的频率，会对我们的工作会产生积极的影响。

　　但是万一来了一条紧急消息呢？

　　你可以通过通信客户端设置，将重要消息与普通消息分离开，并且过滤掉大部分的垃圾消息。

　　鼓励你的亲友、同事和客户，通过打电话或发短信传递紧急信息。

　　5.查看消息是“伪工作”

　　电子通信的第二个问题，也是最大的问题：它太有吸引力了。

　　监视消息通知，查看是否有紧急信息的出现，给了我们一种“正在工作”的错觉。

　　这一行为并不会带来挑战，也不需要太多的思考，但它会产生积极的、令人愉悦的感觉，让我们认为自己的工作“收获颇丰” ——

　　虽然你只是随手回复了几行毫无重点的客套话。

　　对我们来说，回复消息就好像孩子们的贴身毛毯一样：它可以抚慰我们，但无法解决任何问题。

　　如果你也曾像强迫症患者一样整天检查毫无价值的消息通知箱，那么你可能会深有感触。

　　6.消息中的不明确性

　　信息分为两类：已读消息和未读消息。

　　在大部分情况下，这些消息形成了你的基础任务清单。但是，这么做会创造出很多的不确定性。

　　仅仅一眼看过去，你无法知道某件事是被阅读过，还是被处理过，或者已经处于岌岌可危的境地。

　　《搞定:无压工作的艺术》(Getting Things Done)的作者戴维•艾伦(David Allen)提出了一个非常有用的解决方法：两分钟规则。

　　如果完成某项任务的时间不超过两分钟，那就立刻去做；

　　如果你保留、跟踪一个任务，最后再选择某个时间完成它，所花费时间可能比直接完成它要长得多，所以不如现在就完成它。

　　在这一规则下，你可以将那些不重要的消息删除或者归档，只回复那些重要的、紧急的消息。

　　绝大多数过时的旧消息，都没有任何意义。

　　如果有些看起来很重要，你可以回信询问对方，是否就此事继续沟通。

　　如果他们回复了你，那么你就获得了一条新的待处理信息、一个新的工作起点。

　　 来源：书单

　    原标题：《每日新书｜“你80%的努力都是错的”：如何快速提高工作效率？》